خودارزیابی
خودارزیابی یک بازنگری منظم، نظام‌مند و جامع از فعالیت‌های سازمان و نتایج آن براساس یک مدل تعالی است.
فرآیند خودارزیابی به سازمان اجازه می‌دهد به طور شفاف نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی کند. سازمان‌های متقاضی ارزیابی بر اساس مدل تعالی میبایست هر سال حداقل یک نوبت مبتنی بر روش‌های استاندارد و متناسب با سازمان نسبت به به خودارزیابی اقدام نمایند.روش‌های خودارزیابی عبارتند از:
- روش پرسشنامه
- روش کارگاهی
- روش پروفرما
- روش شبیه‌سازی جایزه
- روش تلفیقی
در ادامه هر کدام از رویكردهای خود ارزیابی توضیح داده می‌شوند:
1- رویکرد پرسشنامه‌اي
این روش کم‌هزینه‌ترین روش است و سریع انجام می‌شود. این رویکرد یک روش عالی برای جمع آوری اطلاعات از تصورات کارکنان سازمان است. بعضی سازمان‌ها از پرسشنامه‌های ساده “بله/خیر” استفاده می‌کنند.
2- رویکرد كارگاهي
ویژگی این روش این است که به مشارکت فعال تیم مدیریتی سازمانی که خودارزیابی می‌کند، احتیاج دارد. اعضای تیم مدیریتی باید اطلاعات را جمع‌آوری و در یک کارگاه به یکدیگر ارائه کنند. این روش نقطه شروعی برای تیم مدیریت ایجاد می‌کند که به هم‌نظری (اجماع) دست یابند. تجربه نشان داده که برای تسهیل این فرآیند دو نفر که، کاملا در مورد ارزیابی آموزش دیده باشند، نیاز داریم. مطلوب‌تر است که یكی از ارزیابان از واحدی باشد که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و ارزیاب دیگر از سایر بخش‌های سازمان و یا سازمانی دیگر، انتخاب شود.
این فرآیند پنج جزء اصلی دارد که عبارتند از: آموزش، جمع‌آوری اطلاعات، کارگاه امتیازدهی، تهیه برنامه‌های اجرایی بهبود و بازنگری نحوه پیشرفت برنامه‌های اجرایی.
3- رویکرد پروفرما
یكی از راه‌های کاهش حجم کار ارزیابی (در مقایسه با رویكرد شبیه‌سازی جایزه)، ایجاد مجموعه‌ای پروفرما است. مثلاً برای هر زیر معیار، یک فرم یک صفحه‌ای می‌تواند تهیه شود که کل گزارش جمعا 32 صفحه می‌شود.
در بالای صفحه، توصیفی از معیار و زیرمعیار مربوطه و در زیر آن، نکات راهنما (زمینه‌های مورد بررسی) وشواهد (منابع جمع‌آوری اطلاعات) آورده می‌شود. فضای باقیمانده به قسمت‌هایی برای بیان نقاط قوت و زمینه‌های قابل بهبود سازمان و ارائه شواهد مربوطه تقسیم می‌شود.
4- رویکرد شبيه سازي جايزه
این رویکرد رونوشتی از فرآیند اخذ جایزه ملی تعالی و پیشرفت است که می‌تواند برای ارزیابی یک واحد کسب و کار یا تمام سازمان استفاده شود. در این روش یک واحد یا کل سازمان گزارش و مدارکی را (مطابق آنچه در راهنمای متقاضیان جایزه توصیه شده و هر سال ارائه می‌شود) تنظیم می‌کند. یک تیم از ارزیابان آموزش دیده این گزارش را ارزیابی می‌کنند. اگر قرار باشد یک واحد سازمانی ارزیابی شود، اعضای تیم ارزیابی می‌توانند از واحد دیگری از سازمان یا شعبه دیگری از آن باشند. در صورتی که کل سازمان بخواهد از این روش استفاده کند، توصیه می‌شود از ارزیابان خارجی نیز استفاده شود.
5- رویکرد تلفیقی
در این روش سازمان‌ها می‌توانند از ترکیبی از رویکردهای خودارزیابی بر اساس فرهنگ و بلوغ سازمانی و نتایج مورد انتظار، نیز استفاده نمایند.