اظهارنامه تعالی سازمانی
اظهارنامه تعالی سازمانی، گزارشی مكتوب و رسمی است که سازمان متقاضی حضور در فرآیند جایزه، در خصوص وضعیت خود در قبال انتظارات الگوی تعالی تهیه می‌کند و در اختیار مرکز تعالی و گروههای ارزیابی قرار میدهد.
مشخصات اظهارنامه سطح تندیس
برای شرکت در فرآیند تندیس لازم است تا گزارشی از وضعیت سازمان در پاسخ به معیار و زیرمعیارهای تعریف شده در قالب یک اظهارنامه تهیه شود. این اظهارنامه از 75 تا 100 صفحه (A4) یک رو است. اظهارنامه باید 5 بخش زیر را در برداشته باشد.
- تصویر فرم درخواست تندیس:
“لازم است تا در ابتدای اظهارنامه تصویری از صفحات فرم در خواست برای تندیس ها که امضای بالاترین مقام رسمی سازمان را دارد قرار گیرد. این امضا مشخص می‌کند که تمامی نیازمندی ها و مقررات عمومی و الزامات رعایت شده است و هزینه لازم توسط سازمان پرداخت خواهد شد.”
- فهرست مطالب، کلیات ومشخصات سازمان، کلیات شامل مقدمه‌ای از وضعیت سازمان و فعالیت آن بوده و برای مثال می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:
“تاریخچه، نمودار سازمانی، خدمات و محصولات اصلی، ارزش ها و اهداف اصلی، مشتریان و تامین کنندگان اصلی، ابتکارهای کیفی یا شبیه آن، چگونگی همکاری تجاری، تکنولوژی و مواد اولیه، شرایط عمومی محیط کسب و کار و شرایط محیطی قانونی.”
- تشریح رویکردها و فرآیندها و نتایج حاصله از استقرار مدل در سازمان در ارتباط با تمامی معیارها به تفکیک زیرمعیارها و صفحه‌ای که شامل تعریف واژه های خاص بکار رفته در متن اظهارنامه است که می‌تواند علاوه بر صفحات تعیین شده، درانتهای اظهارنامه بیاید.
مشخصات اظهارنامه سطح تقدیرنامه:
اظهارنامه متقاضیان دریافت تقدیرنامه نیز ساختار و قالبی مشخص و مشابه با اظهارنامه فرآیند کسب تندیس ها دارد که امکان ارائه اطلاعات از سوی متقاضیان را ساده تر میسازد. این اظهارنامه از 35 تا 50 صفحه A4 یک رو است. این اظهارنامه در مجموع باید ساختار ذیل را داشته باشد:
- تصویر فرم درخواست تقدیرنامه، فهرست مطالب، ارائه دادهها واطلاعات اصلی سازمانی، اطلاعات مربوط به 9 معیار و اطلاعات زیر معیارها، نمودار سازمانی، پیوست ها، مثال هایی از فعالیت‌های بهبود که به‌عنوان نتیج های از خودارزیابی های بعمل آمده به اجرا گذاشته شده است.
- تعریف واژه های خاص مطالب ارائه شده (1 صفحه که می‌تواند علاوه بر صفحات تعیین شده باشد)
مشخصات اظهارنامه سطح تعهد به تعالی:
سازمانهای متقاضی دریافت گواهی تعهد به تعالی درصورت احراز شرایط لازم می‌بایست اظهارنامه خود را که شامل فهرست مطالب، اطلاعات اصلی سازمانی، نمودار سازمانی و موارد زیر (شامل 8 محور) را حداکثر در 15 صفحه A4 یک رو برای دبیرخانه ارسال نمایند.
1-تشریح تعهد رهبران سازمان نسبت به اشاعه و ترویج تعالی
2-تشریح آموزش های مرتبط با تعالی سازمانی و بررسی اثر بخشی آنها
3- تشریح فرآیند خودارزیابی– شناسایی نقاط قوت و زمینههای قابل بهبود
4- تشریح شناسایی اقدامهای بهبود (ناشی از فرآیند خودارزیابی) و نحوه الویت بندی آنها
5-تشریح برنامه عملّیاتی برای اقدامهای بهبود
6- تشریح کلی برنامه های توسعه منابع انسانی سازمان
7- ارایه کلیه نتایج کلیدی مالی و غیر مالی
8- تشریح کلی و خلاصه نظام های مدیریتی جاری در سازمان
* جدول فرمت تهیه و تدوین اظهارنامه در تمامی سطوح به شرح جدول ذیل ارائه شود:
- سازمان های متقاضی سطح تندیس می‌بایست 6 نسخه و تقدیرنامه 5 نسخه اظهارنامه که به صورت فنری مجلد شده است (لطفا با چسب صحافی نشود) تهیه و به همراه یک CD حاوی فایل تایپ گزارش در دو قالب word و pdf به همراه نامه مدیرعامل در بازه زمانی مشخص شده به این مرکز ارسال کنند.
- تمامی سازمان های متقاضی سطح تعهد به تعالی باید 3 نسخه اظهارنامه که به صورت فنری مجلد شده است را تهیه و به همراه یک CD حاوی فایل تایپ گزارش در دو قالب word و pdf به همراه نامه مدیرعامل در بازه زمانی مشخص شده به این مرکز ارسال کنند.